Allgemeine Informationen
Warum wird das i-DOS Archiv umgezogen?
Das bisherige Archivsystem (i-DOS) wird im Rahmen der Weiterentwicklung unserer Systeme durch die Paychex Europe Payroll Dokumentenablage ersetzt.
Ziel ist eine moderne, sichere und zukunftsfähige Plattform zur Bereitstellung und Archivierung von Lohndokumenten.
Für Sie bedeutet das:
- Ihre Dokumente bleiben vollständig erhalten.
- Die technische Infrastruktur wird modernisiert.
- Der Zugriff auf Ihre Dokumente wird perspektivisch vereinfacht.
- Ihre archivierten Dokumente stehen künftig zentral in der neuen Dokumentenablage zur Verfügung.
Warum werde ich aktuell informiert?
Sie erhalten diese Information, weil sich im Zuge der technischen Umstellung der Auftragsverarbeiter ändert.
Bisher:
- aov IT Services GmbH
Neu:
- Amazon Web Services EMEA SARL (AWS)
- Serverstandort: Frankfurt am Main (Deutschland)
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt weiterhin unter Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen und auf Grundlage der bestehenden Auftragsverarbeitungsvereinbarung.
Welche Rolle spielt AWS?
AWS stellt künftig die technische Infrastruktur für die Dokumentenablage bereit.
Dabei gilt:
- Verarbeitung über AWS EMEA (Europa)
- Hosting innerhalb der Europäischen Union
- Serverregion Frankfurt am Main
- Paychex bleibt Ihr Vertragspartner und datenschutzrechtlich Verantwortlicher
Weitere Informationen finden Sie in unserem Trust Center:
https://www.paychex.eu/de/trust-center/datenschutz-trustcenter/?tc_cat=datenschutz
Änderungen durch die Umstellung
Ab wann gelten die Änderungen?
Die Umstellung beginnt am 15.06.2026.
Ab diesem Zeitpunkt werden neue Lohndokumente in der Paychex Europe Payroll Dokumentenablage bereitgestellt.
Was ändert sich konkret?
Die Änderungen betreffen hauptsächlich die technische Bereitstellung und Archivierung Ihrer Dokumente.
- Die bisherige Infrastruktur wird ersetzt.
- Die Daten werden in die neue Dokumentenablage überführt.
- Neue Lohndokumente werden künftig nicht mehr in i-DOS bereitgestellt.
- Abrechnungsdaten werden zusätzlich als ZIP-Datei per Portalnachricht bereitgestellt (sofern dies nicht bereits heute erfolgt).
Für Ihre bestehenden Prozesse ergeben sich keine fachlichen Änderungen.
Was bleibt unverändert?
Folgende Bereiche bleiben unverändert:
- Ihre Ansprechpartner in der Lohnsachbearbeitung
- Ihre bestehenden Prozesse
- Die Kommunikation mit Ihrer Lohnsachbearbeitung
- Bestehende Schnittstellen (z. B. Emply)
- Berechtigungen für Administratoren und Superuser
Zugang zur neuen Plattform
Erhalte ich neue Zugangsdaten?
Ja.
Arbeitgeber erhalten vor der Umstellung zwei separate E-Mails:
Zugang zur Paychex Europe Payroll Dokumentenablage
Hier finden Sie künftig Ihre archivierten Lohndokumente.
Zugang zum Paychex Europe Portal
Hierüber erfolgt künftig die Kommunikation mit Ihrer Lohnsachbearbeitung.
https://mein.paychexportal.de/
Ich habe keine Zugangsdaten erhalten. Was kann ich tun?
Bitte prüfen Sie zunächst:
- Ihren Spam- oder Junk-Mail-Ordner
- Ob die hinterlegte E-Mail-Adresse aktuell ist
- Ob die Zugangsdaten bereits an eine andere zuständige Person in Ihrem Unternehmen versendet wurden
Sollten die Zugangsdaten weiterhin fehlen, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner oder den Support.
Fragen zu Dokumenten und Migration
Was passiert mit meinen bisherigen Archivdokumenten?
Alle Archivdokumente werden automatisch durch Paychex in die neue Dokumentenablage übernommen.
Dabei gilt:
- Kein manueller Download erforderlich
- Kein manuelles Hochladen notwendig
- Alle vorhandenen Archivdokumente werden berücksichtigt
Zusätzlich kann auf Wunsch ein Datenexport angefordert werden.
Warum sehe ich noch nicht alle meine Archivdokumente?
Die Migration der Archivdaten erfolgt schrittweise.
Daher kann es vorübergehend vorkommen, dass zunächst nur ein Teil Ihrer bisherigen Dokumente sichtbar ist.
Sobald die Migration abgeschlossen wurde, informieren wir Sie gesondert.
Was passiert mit Dokumenten, die zusätzlich im Archiv gespeichert wurden?
Sofern Sie das Archiv als zusätzliche HR-Ablage genutzt haben, werden auch diese Dokumente migriert.
Bitte beachten Sie:
- Mitarbeitende mit Mitarbeiterzugang können diese Dokumente weiterhin einsehen.
- Falls bestimmte Dokumente nicht für Mitarbeitende sichtbar sein sollen, müssen diese vor der Migration entfernt werden.
Kann ich weiterhin Dokumente in i-DOS hochladen?
Nein.
Bitte laden Sie ab sofort keine Dokumente mehr manuell in das i-DOS Archiv hoch.
Während des Migrationsprozesses kann nicht gewährleistet werden, dass neu hochgeladene Dokumente vollständig übernommen werden.
Fragen zu Mitarbeitenden
Erhalten meine Mitarbeitenden neue Zugangsdaten?
Mitarbeitende mit bestehendem Zugang zur i-DOS Mitarbeiteransicht erhalten rechtzeitig neue Zugangsdaten für die Mitarbeiteransicht der Paychex Europe Payroll Dokumentenablage.
Dort können sie weiterhin ihre persönlichen Lohndokumente und freigegebene Dokumente einsehen.
Werden automatisch neue Mitarbeiterzugänge angelegt?
Nein.
Wenn bisher keine Mitarbeiterzugänge vorhanden waren, werden auch im Rahmen der Umstellung keine neuen Zugänge automatisch erstellt.
Wer informiert die Mitarbeitenden?
Die Kommunikation mit den Mitarbeitenden erfolgt durch den jeweiligen Arbeitgeber.
Widerspruch und Vertragsfragen
Muss ich jetzt etwas tun?
In den meisten Fällen müssen Sie nichts unternehmen.
Handlungsbedarf besteht nur, wenn Sie:
- zusätzlich eine eigene Datensicherung durchführen möchten
Wie lange beträgt die Widerspruchsfrist?
Die vertraglich vereinbarte Widerspruchsfrist beträgt 4 Wochen.. Die Widerspruchsfrist ist bereits abgelaufen.
Was passiert, wenn ich widerspreche?
Ein Widerspruch gegen den neuen Auftragsverarbeiter hat zur Folge, dass die Dienstleistung nach dem 30.06.2026 nicht mehr erbracht werden kann.
Da das bisherige System (i-DOS) zu diesem Zeitpunkt technisch abgelöst wird, endet das Vertragsverhältnis automatisch.
Ich habe bereits gekündigt. Betrifft mich die Umstellung trotzdem?
Ja.
Nach Vertragsende bleibt Ihnen das Digitale Personalbüro noch für 13 Wochen zur Verfügung.
Damit dieser Zugriff weiterhin möglich ist, müssen Ihre Daten ebenfalls in die neue Umgebung migriert werden.
Wenn Sie der Migration widersprechen, endet die Nutzungsmöglichkeit bereits mit der Abschaltung von i-DOS.
Abschaltung von i-DOS
Wann wird i-DOS abgeschaltet?
Der Zugang zum bisherigen i-DOS Archiv wird zum 01.07.2026 deaktiviert.
Ab diesem Zeitpunkt ist ein Zugriff auf das bisherige Archiv nicht mehr möglich.
Bitte nutzen Sie dann ausschließlich die neuen Zugänge zur Dokumentenablage und zum Paychex Europe Portal.
Weitere Informationen und Hilfelinks
Support Digitales Personalbüro
https://help.dpb.paychex.de/hc/de
Informationen zum Archivumzug
Hilfe zur Paychex Europe Payroll Dokumentenablage
https://help.pp.paychex.de/hc/de
Hilfe zur Mitarbeiteransicht
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