Im Zuge der Weiterentwicklung unserer Systeme wird das bisherige Archivsystem (i-DOS) durch eine moderne Dokumentenablage innerhalb der Paychex Europe Payroll Plattform ersetzt.
Nachfolgend finden Sie alle wichtigen Informationen kompakt und verständlich zusammengefasst.
Was bedeutet der Umzug des Dokumenten-Archivs für mich?
Das bestehende Archivsystem wird durch eine neue, zukunftssichere Lösung ersetzt. Ihre Archivdokumente werden vollständig in die Paychex Europe Payroll Dokumentenablage übernommen und stehen Ihnen künftig zentral zur Verfügung.
Für Sie bedeutet das:
- Ihre Dokumente bleiben vollständig erhalten
- Der Zugriff wird perspektivisch vereinfacht
- Die technische Basis wird modernisiert
Warum werde ich aktuell informiert?
Sie erhalten diese Information, weil sich im Rahmen der Umstellung der Auftragsverarbeiter ändert.
- Bisher: aov IT Services GmbH
- Neu: Amazon Web Services EMEA SARL mit Sitz in Luxemburg (Niederlassung Deutschland, Marcel-Breuer-Str. 12, 80807 München, Amtsgericht München HRB 242240), Serverstandorte/ Region Frankfurt a.M.
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt weiterhin im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben sowie auf Grundlage unserer bestehenden Auftragsverarbeitungsvereinbarung.
Was ändert sich konkret?
Die Änderung betrifft ausschließlich die technische Verarbeitung Ihrer Daten im Hintergrund.
- Die bisherige Infrastruktur der Archivplattform wird ersetzt
- Die Infrastruktur wird modernisiert (AWS)
- Ihre Daten werden in eine neue Umgebung überführt
Wichtig: Für Sie als Kunde entstehen keine fachlichen Änderungen.
Was bleibt unverändert?
Ihr Arbeitsalltag bleibt vollständig unverändert:
- Zugriff auf das Portal des Digitalen Personalbüros (DPB) bleibt bestehen
- Kommunikation mit Ihrem Ansprechpartner bleibt gleich
- Ihre bestehenden Prozesse laufen wie gewohnt weiter
Lediglich der Zugang zur Dokumentenablage wird künftig über einen neuen Login erfolgen. Alle Informationen zum neuen Login erhalten sie frühzeitig vor der tatsächlichen Umstellung.
Was passiert mit meinen Dokumenten?
Ihre Archivdaten werden automatisch übernommen.
- Die Migration erfolgt vollständig durch Paychex
- Ein manueller Download ist nicht erforderlich
- Alle bisherigen Archivdokumente werden berücksichtigt
Falls gewünscht, können Sie zusätzlich einen Export Ihrer Daten anfordern.
Was muss ich jetzt tun?
In den meisten Fällen müssen Sie nichts unternehmen.
Handlungsbedarf besteht nur, wenn Sie:
- der Änderung des Auftragsverarbeiters widersprechen möchten
- Ihre Daten zusätzlich sichern wollen
Was bedeutet die 2-Wochen-Frist?
Die in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung vereinbarte Widerspruchsfrist bzgl. der neuen Auftragsverarbeiter beträgt 4 Wochen.
Was passiert, wenn ich widerspreche?
Ein Widerspruch hat folgende Konsequenz:
- Die Leistung kann nach dem 30.06.2026 nicht mehr erbracht werden
- Das Vertragsverhältnis endet automatisch zu diesem Zeitpunkt
Grund: Der bisherige Auftragsverarbeiter (iDos) wird zu diesem Datum abgelöst und kann technisch nicht weiter betrieben werden.
Welche Rolle spielt Amazon Web Services (AWS)?
AWS ist der neue technische Auftragsverarbeiter.
- Stellt die Infrastruktur für die Datenverarbeitung bereit
- Verarbeitung erfolgt über AWS EMEA (Europa)
- Hosting innerhalb der EU
- Paychex bleibt Ihr Vertragspartner und Verantwortlicher
Die Verarbeitung erfolgt selbstverständlich unter Einhaltung der DSGVO. Für weiterführende Informationen zum Datenschutz empfehlen wir unser Trust Center:
https://www.paychex.eu/de/trust-center/datenschutz-trustcenter/?tc_cat=datenschutz
Ändert sich etwas an bestehenden Systemen oder Integrationen?
Nein.
- Bestehende Schnittstellen (z. B. Emply) bleiben unverändert
- Ihre Systemlandschaft funktioniert wie bisher
- Es erfolgt keine Anpassung Ihrer Prozesse
Was gilt für Mitarbeitende und Zugriffe?
- Bestehende Zugänge bleiben erhalten
- Wenn bisher keine Mitarbeiterzugänge eingerichtet waren, werden auch keine neuen Zugänge automatisch erstellt
- Berechtigungen für Admins bzw. Superuser bleiben unverändert
Wie geht es weiter?
Sie erhalten rechtzeitig vor der Umstellung alle weiteren Informationen, insbesondere:
- Zugangsdaten zur neuen Dokumentenablage
- Details zum Login
- Hinweise zur Nutzung
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