Neuer Datenschutz - Warum hat der Neue Datenschutz so eine große Bedeutung?

• Personenbezogene Daten
• Elektronischer Transport
• Elektronische Aufbewahrung
• Aufträge Nachweis wegen Beweislast
• Gemeinsame Haftung

Personenbezogene Daten

Es ist eine Binsenweisheit, dass im Personalwesen einer Firma naturgemäß die meisten personenbezogenen Daten anfallen und hantiert werden. Es beginnt mit den Bewerbungen, die Sie als Arbeitgeber erhalten. Es folgt der Bewerbungsprozess, der mit der Anstellung endet. Daraufhin ist die Lohnabrechnung für diesen neuen Mitarbeiter aufzusetzen und monatlich die Abrechnung durchzuführen. Unter Umständen gibt es zwischendurch besondere Ereignisse, wie z.B. Krankheit, Beförderung, Abschläge, eine neue Adresse, neue Versicherung oder der Wechsel der Steuerklasse, die behandelt werden müssen. Ganz zum Ende der Beschäftigung gibt es eine Kündigung, die letzte Abrechnung und die Bescheinigung über die bisherige Abrechnung der Leistungen. Schließlich bittet der Mitarbeiter auch noch um ein Zeugnis. Alle diese Bereiche der Tätigkeit eines normalen Arbeitslebens haben mehr oder minder mit den zu schützenden personenbezogenen Daten zu tun. Der Neue Datenschutz verlangt das besondere Augenmerk auf alle diese Informationen und Vorgänge.

Elektronischer Transport

Der gewöhnliche Austausch erfolgt heutzutage mittels eines elektronischen Transports. Wir alle lieben die E Mail, weil Sie simpel, schnell und einfach zu handhaben ist. Leider ist die E Mail im Sinne des Datenschutzes nicht sicher – es ist nur eine elektronische Postkarte, die von anderen mitgelesen werden könnte. Daher wird der Transport per E Mail in Zukunft – auch bei Verschlüsselung der Mail als solcher – im Zweifel nicht mehr datenschutzkonform sein. Für den Transport per Fax gilt überraschenderweise das gleiche. Auch bei der Übermittlung per Fax sind die Inhalte wie eine Postkarte von anderen beim Transport sichtbar. Daher verbietet sich in Zukunft die Versendung von Personaldaten per Fax.

Elektronische Aufbewahrung

Bislang haben wir uns wenig Sorgen zu der Frage gemacht, ob und wie der Zugriff auf Personaldokumente geregelt ist. Natürlich haben wir immer darauf geachtet, dass nicht jeder im Unternehmen die Unterlagen, wie Bewerbungen, Zeugnisse, Arbeitsverträge, Krankmeldung usw. einsehen konnte. Aber im Zweifel haben mehr Menschen potentiell Zugang zu diesen Daten als wir zunächst denken. Dazu zählen immer die Systemadministratoren und all diejenigen, die auf die Sicherungen zugreifen können. Wir haben uns auch nicht darum gekümmert, ob und wann die Unterlagen jemals gelöscht oder vervielfältigt worden sind. Erst mit einer Aufbewahrung an nur einem Ort mit Nachweis des Zugriffs und der Veränderung der Dokumente ist wirklich sichergestellt, dass die Anforderungen erfüllt sind. Zudem lassen sich auf diesem Wege auch Löschungen einrichten und nachweisen, sowie verfolgen.

Aufträge

Die Zusammenarbeit mit Ihrem Abrechner für Lohn und Gehalt hat schon seit Jahren gut geklappt. Wenn es mal Unstimmigkeiten gab, konnten diese einfach behoben werden – auch auf dem kurzen Dienstweg. Eine große Leichtigkeit. Nach dem neuen Recht hat der Arbeitgeber im Zweifel nachzuweisen, dass und welchen Auftrag er im letzten Detail an einen externen Abrechner gegeben hat. Warum? Weil das Gesetz den Arbeitgeber zwingt, mit den persönlichen Daten seiner Mitarbeiter äußerst sparsam und sorgfältig umzugehen. Daher erlaubt die Nutzung des Portals den lückenlosen, schnellen und beweissicheren Nachweis darüber, dass und welche Daten über den Mitarbeiter behandelt und ausgetauscht worden sind. Das mag kleinlich erscheinen, es macht aber sehr viel Sinn, wenn man auf die Konsequenzen der Missachtung schaut.

Nachweis wegen Beweislast

Ein fundamentaler Wechsel in der Beweislast sieht das Gesetz vor, der alle bisherigen Überlegungen auf den Kopf stellt und Arbeitgeber einem neuen, teuren und unangenehmen Risiko aussetzt. Der Arbeitnehmer wird nach der Änderung des Gesetzes im Streitfall mit dem Argument gehört: „mein Arbeitgeber hat meine Daten nicht ordentlich behandelt, er hat sie nicht sicher elektronisch aufbewahrt, er hat sie unsicher versendet oder er hat sie ohne konkreten Auftrag an einen Dienstleister übermittelt“. Alle diese Vorwürfe mögen richtig oder falsch oder nur ins Blaue hinein geäußert worden sein. Das ist egal. Sie als Arbeitgeber müssen in der Lage sein zu beweisen, dass Sie alles richtig gemacht haben. Können Sie das nicht, so haben Sie ein hohes Risiko, den Streit zu verlieren. Nur mit der Nutzung des Archivs / Portals sind Sie in der Lage, allen Vorwürfen zu begegnen, und zwar im Einzelnen:

• Die Unterlagen mit den personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers sind verlustsicher, gegen Manipulation geschützt in Deutschland elektronisch gespeichert.
• Der Zugang zum Archiv ist streng limitiert und auf genau bestimmte Personen begrenzt. Die Zugangsberechtigungen sind in einem elektronischen Tagebuch aufgeschrieben.
• Der Austausch dieser Informationen über das Portal/Archiv ist sicher, da die Verbindungen gegen Mitlesen gesichert sind.
• Für jeden Auftrag, personenbezogene Daten zu verarbeiten, gibt es einen lückenlosen elektronischen Nachweis, der über das elektronische Tagebuch jederzeit im Streitfall reproduziert werden kann

Im Ergebnis machen Sie nicht nur alles richtig – Sie können es nun auch beweisen!

Gemeinsame Haftung

Mit dem Neuen Datenschutz ziehen sehr unangenehme Konsequenzen ein, die bisher nicht wirklich von vielen Beteiligten verinnerlicht worden sind. Auftraggeber und Auftragnehmer haften gemeinsam für die Fehler und Versäumnisse des jeweils anderen. D.h. der Arbeitnehmer kann sich im Zweifel den potenziell leistungsfähigsten Gegner für die Verfolgung seiner Schadenersatzansprüche aussuchen. Die Haftungsgrenze liegt bei 4,0 % des weltweiten Umsatzes des Haftenden – also des Arbeitgebers oder des Auftragnehmers - oder maximal 20,0 Mio EUR je Verstoß. Allein aus diesem Grunde kann es uns gegenseitig nicht mehr egal sein, was der andere Partner mit den personenbezogenen Daten der abzurechnenden Mitarbeiter anstellt.